Mẫu W-2 năm 2024: Khi nào thì Nhà tuyển dụng của bạn nên gửi và điều gì xảy ra nếu chúng bị trễ?

Việc nộp thuế có thể cảm thấy quá tải, nhưng việc nhận W-2 từ nhà tuyển dụng của bạn đúng hạn sẽ làm cho quy trình dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu bạn gần đây đã thay đổi công việc hoặc đang chờ W-2 của mình đến, việc hiểu rõ thời gian và quyền lợi của bạn là điều rất quan trọng. Dưới đây là những gì bạn cần biết về thời điểm W-2 của bạn sẽ đến, những gì cần làm nếu nó không đến, và những hậu quả mà các nhà tuyển dụng phải đối mặt khi không gửi nó.

Hiểu về W-2: Tài liệu thuế quan trọng nhất của bạn

Mẫu W-2, Bảng Lương và Thuế là nền tảng của việc nộp thuế hàng năm của bạn. Mẫu này báo cáo thu nhập, thuế đã khấu trừ và thông tin phúc lợi của bạn cho cả bạn và IRS.

W-2 của bạn thường bao gồm năm phần chính:

1. Tổng thu nhập - Tất cả tiền lương, tiền boa và bồi thường bạn kiếm được trong năm thuế

2. Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ - Tổng số tiền thuế liên bang mà nhà tuyển dụng của bạn đã khấu trừ từ các bảng lương của bạn dựa trên sở thích khấu trừ của bạn.

3. Đóng góp bảo hiểm xã hội và Medicare - Số tiền bạn và nhà tuyển dụng của bạn đã đóng góp, sẽ tính vào lợi ích bảo hiểm xã hội và Medicare trong tương lai của bạn.

4. Thuế tiểu bang và địa phương - Khấu trừ cho thuế thu nhập tiểu bang và địa phương (nếu có thể áp dụng)

5. Khoản khấu trừ và lợi ích bổ sung - Các khoản đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế và các lợi ích trước thuế khác

IRS sử dụng mẫu này để xác minh rằng thu nhập và thuế bạn báo cáo khớp với những gì nhà tuyển dụng của bạn đã báo cáo. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng có thể kích hoạt một cuộc điều tra của IRS.

Khi nào các mẫu W-2 được gửi đi vào năm 2024?

Hạn chót của IRS là ngày 31 tháng 1. Đây là ngày mà tất cả các nhà tuyển dụng phải gửi tem hoặc gửi điện tử các mẫu W-2 cho nhân viên. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo.

Đối với năm thuế 2023, điều này có nghĩa là tất cả các W-2 cần được gửi trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Điều này cung cấp cho nhân viên khoảng hai tháng rưỡi trước hạn chót nộp thuế vào ngày 15 tháng 4 để chuẩn bị và nộp tờ khai của họ.

Nếu bạn vẫn chưa nhận được W-2 của mình khi chúng ta tiến vào năm 2024, đừng hoảng sợ - nhưng hãy hành động.

Phải Làm Gì Nếu Bạn Chưa Nhận Được W-2 Của Mình

Bước 1: Liên hệ với Nhà tuyển dụng cũ của bạn

Bắt đầu bằng cách liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc phòng trả lương của nhà tuyển dụng cũ của bạn. Yêu cầu họ gửi lại W-2 của bạn và kiểm tra lại rằng họ có địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển nhà kể từ khi rời công việc, mẫu của bạn có thể đã được gửi đến địa chỉ cũ.

Bước 2: Kiểm tra cổng thông tin trực tuyến của nhà tuyển dụng bạn

Nhiều công ty hiện nay cung cấp quyền truy cập W-2 điện tử thông qua các cổng bảo mật. Nếu tùy chọn này có sẵn, hãy đăng nhập và tải xuống W-2 của bạn trực tiếp. Điều này thường nhanh hơn so với việc chờ đợi một bản sao được gửi qua bưu điện.

Bước 3: Liên hệ với IRS

Nếu nhà tuyển dụng của bạn vẫn chưa gửi W-2 sau khi bạn đã gửi nhiều yêu cầu, hãy liên hệ với IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn:

• Số an sinh xã hội của bạn, tên, địa chỉ, và số điện thoại
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng của bạn
• Thời gian làm việc của bạn
• Một ước tính về thu nhập và thuế đã khấu trừ của bạn (kiểm tra bảng lương cuối cùng của bạn)

IRS sẽ theo dõi với nhà tuyển dụng của bạn thay mặt cho bạn.

Bước 4: Tệp Không Có Nó (Nếu Cần Thiết)

Nếu hạn chót vào ngày 15 tháng 4 đang đến gần và bạn vẫn chưa có W-2 của mình, bạn có hai lựa chọn:

Yêu cầu gia hạn nộp hồ sơ: Sử dụng Mẫu 4868 để nhận gia hạn tự động sáu tháng. Hãy nhớ—điều này chỉ gia hạn thời hạn nộp hồ sơ của bạn, không phải thời hạn thanh toán. Ước tính nghĩa vụ thuế của bạn bằng cách sử dụng bảng lương và thanh toán bất kỳ khoản thuế nào còn nợ trước ngày 15 tháng 4. Khi bạn có thêm thời gian, bạn có thể yêu cầu Bản sao Lương và Thu nhập từ IRS ( có thể mất đến tháng Sáu hoặc tháng Bảy để đến ).

Tài liệu sử dụng Mẫu 4852: Mẫu thay thế này cho phép bạn ước tính thu nhập và các khoản khấu trừ của mình một cách chính xác nhất có thể. Hãy lưu ý rằng nếu W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể so với các ước tính của bạn, bạn có thể cần điều chỉnh tờ khai thuế của mình sau này. Hãy xem xét làm việc với một chuyên gia thuế để đảm bảo tính chính xác.

Những Hình Phạt Mà Nhà Tuyển Dụng Phải Đối Mặt Khi Không Gửi Mẫu W-2?

IRS coi điều này rất nghiêm túc. Luật liên bang áp đặt các hình phạt nặng nề đối với các nhà tuyển dụng không gửi mẫu W-2 đúng hạn—và các hình phạt này áp dụng cho mỗi mẫu, không có giới hạn tối đa.

Đối với năm 2024, cấu trúc hình phạt là:

• Trễ lên đến 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• 31 ngày trễ tính đến ngày 1 tháng 8: $120 per form
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không được nộp: $310 per form
• Bỏ qua có chủ ý: $630 per form

Đây là nơi nó trở nên đắt đỏ: Mỗi nhân viên nhận được một bản sao, và IRS nhận được một bản sao. Vậy một mẫu W-2 của một nhân viên được tính là hai mẫu. Một công ty có 10 nhân viên nộp W-2 vào tháng 9 sẽ phải chịu $310 × 2 × 10 = 6,200 đô la tiền phạt—trước khi lãi suất được thêm vào.

IRS cũng tính lãi suất liên tục trên các khoản phạt chưa thanh toán, làm cho tổng chi phí trở nên cao hơn nữa. Các công ty lớn với số lượng nhân viên đáng kể phải đối mặt với các hóa đơn phạt có thể lên tới hàng chục nghìn đô la.

Dưới cùng

Các nhà tuyển dụng có nghĩa vụ pháp lý phải gửi mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 hàng năm, và thời hạn đó cũng áp dụng cho năm 2024 như mọi năm. Nếu bạn vẫn đang chờ mẫu W-2 của mình, hãy liên hệ ngay với nhà tuyển dụng cũ của bạn. Nếu họ tiếp tục phớt lờ nghĩa vụ của mình, IRS có thể giúp đỡ—và họ có thể buộc nhà tuyển dụng của bạn chịu trách nhiệm tài chính cho sự chậm trễ.