Hướng dẫn Bảo trì và Sự tuân thủ hàng năm cho Giấy phép SFC Hồng Kông

Bài viết này tập trung vào việc bảo trì sau cấp phép các giấy phép loại 1, 4 và 9 của SFC Hồng Kông, phân tích cốt lõi của sự giám sát linh hoạt đối với các giấy phép “không có thời hạn cố định”, giải thích chi tiết các yêu cầu tuân thủ cơ bản của Cục Đăng ký Công ty và Cục Thuế Nội địa, cũng như các nhiệm vụ tuân thủ hàng năm của SFC, các trách nhiệm hoạt động liên tục và các điểm tuân thủ đặc biệt cho các doanh nghiệp tài sản ảo, với các gợi ý thực tiễn cho việc thực hiện, cung cấp một hướng dẫn vận hành tuân thủ cho các tổ chức đã được cấp phép.

Giới thiệu

Là một trung tâm tài chính quốc tế, Hồng Kông coi việc nhận Giấy phép Loại 1, 4 và 9 từ Ủy ban Chứng khoán và Tương lai (SFC) là một cột mốc quan trọng đối với các tổ chức tài chính để thực hiện các hoạt động được quy định. Tuy nhiên, thử thách thực sự bắt đầu sau khi cấp giấy phép. Hướng dẫn này hệ thống hóa khung bảo trì và tuân thủ cho Giấy phép Loại 1, 4 và 9, phục vụ như một lộ trình hoạt động thực tiễn cho các công ty đã được cấp phép.

Giấy phép “Vĩnh viễn” là gì?

Một hiểu lầm phổ biến trong số những người được cấp phép là một giấy phép không có ngày hết hạn được ghi rõ là hợp lệ vĩnh viễn, cho phép sự tự mãn. Liệu điều này có đúng không?

1. “Không Thời Hạn Cố Định” Không Tương Đương Với “Giấy Phép Vĩnh Viễn”

Khi đã có được giấy phép SFC loại 1, 4 và 9, các công ty được cấp phép phải nhận ra một nguyên tắc quan trọng: giấy phép “không có thời hạn cố định” không có nghĩa là một thành tựu một lần.

Ngược lại, trạng thái này yêu cầu tuân thủ liên tục và quản trị chủ động để duy trì tính hợp lệ.

Cốt lõi của việc duy trì giấy phép nằm ở việc liên tục đáp ứng ba tiêu chuẩn quy định động, mà SFC sử dụng để đánh giá tính đủ điều kiện liên tục:

Sự phù hợp liên tục: Tổ chức có giấy phép và các Cán bộ Chịu trách nhiệm (ROs) phải duy trì danh tiếng tốt và năng lực chuyên môn cần thiết mọi lúc.

Vốn hóa đầy đủ: Tổ chức được cấp phép phải duy trì tuân thủ các ngưỡng vốn ròng và các ngưỡng tài chính khác một cách liên tục.

Giải phóng hoàn toàn các nghĩa vụ tuân thủ: Người được cấp phép phải tuân thủ tất cả các quy định áp dụng và nộp các báo cáo/đơn chính xác kịp thời.

Ba điều kiện này tạo thành ngưỡng động cho việc duy trì giấy phép. Việc không đáp ứng một trong số chúng có thể dẫn đến việc tạm ngưng, thu hồi giấy phép hoặc các hình phạt quy định khác. Về cơ bản, việc duy trì giấy phép là một cuộc đua tuân thủ không ngừng được hướng dẫn bởi những tiêu chuẩn này.

Các yêu cầu tuân thủ doanh nghiệp cơ bản

Trước khi tập trung vào các nghĩa vụ cụ thể của SFC, các công ty được cấp phép phải trước tiên hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ doanh nghiệp cơ bản—cần thiết cho sự tồn tại hợp pháp và hoạt động tại Hồng Kông.

1. Hồ sơ đăng ký công ty

Lợi tức hàng năm: Theo Điều 662 của Quy định về Công ty, một công ty phải nộp Lợi tức hàng năm của mình cho Cơ quan Đăng ký Công ty trong vòng 42 ngày kể từ ngày kỷ niệm thành lập.

Thông báo về sự thay đổi: Theo Điều 645, 652 và 658 của Quy định về Công ty, bất kỳ sự thay đổi nào về giám đốc, thư ký công ty hoặc địa chỉ văn phòng đã đăng ký phải được thông báo cho Cơ quan Đăng ký Công ty trong vòng 15 ngày kể từ khi xảy ra.

Lưu ý thực tiễn: Việc nộp Báo cáo thường niên muộn sẽ phát sinh phí đăng ký bổ sung đáng kể, và các sự chậm trễ kéo dài có thể được coi là dấu hiệu của quản trị doanh nghiệp kém.

2. Cục Thuế Nội Địa Nộp Hồ Sơ

Tờ khai thuế lợi nhuận: Các công ty phải nộp tờ khai thuế lợi nhuận trước thời hạn được quy định trong thông báo do Cục Thuế Nội địa (IRD) phát hành.

Báo cáo của nhà tuyển dụng: Áp dụng cho nhân viên được tuyển dụng tính đến ngày 31 tháng 3; phải được nộp trong vòng một tháng kể từ ngày phát hành báo cáo.

Yêu cầu kiểm toán: Theo Quy định của Công ty, báo cáo tài chính phải được kiểm toán bởi một kế toán viên công chứng đủ điều kiện, kèm theo báo cáo kiểm toán.

Yêu cầu bảo trì giấy phép SFC cốt lõi

Sự tuân thủ đối với các công ty được cấp phép tập trung vào hai trụ cột: các nhiệm vụ chu kỳ hàng năm với các thời hạn cố định và các nghĩa vụ liên tục được nhúng trong các hoạt động hàng ngày. Cùng nhau, chúng tạo thành chế độ duy trì giấy phép.

1. Các nghĩa vụ tuân thủ hàng năm

Tuân thủ hàng năm tương tự như một “kiểm tra sức khỏe hàng năm” bắt buộc, với tất cả các chỉ số cần được đánh giá và nộp kịp thời. Việc không hoàn thành bất kỳ mục nào có thể gây nguy hiểm cho tính hợp lệ của giấy phép.

(1) Thanh toán phí bản quyền hàng năm

Việc thanh toán kịp thời các khoản phí cấp phép hàng năm là điều kiện tiên quyết để duy trì hiệu lực của giấy phép. Các công ty được cấp phép phải thanh toán phí trong vòng một tháng kể từ ngày kỷ niệm giấy phép. SFC áp dụng các biểu phí nghiêm ngặt và hình phạt chậm thanh toán cho các hoạt động được điều chỉnh loại 1, 4 và 9 (xem bảng để biết chi tiết).

Thời hạn: Theo Mục 138(2) của Quy chế Chứng khoán và Hợp đồng tương lai (SFO), phí hàng năm phải được thanh toán đầy đủ trong vòng một tháng kể từ ngày kỷ niệm giấy phép.

Hậu quả của việc thanh toán muộn:

Chậm dưới một tháng: phụ phí 10%.

Trễ 1–2 tháng: Phụ phí 30%.

Trễ 2–3 tháng: Phụ phí 50%.

Trễ 3–4 tháng: Tạm ngừng giấy phép.

Hơn 4 tháng trễ: Thu hồi giấy phép.

(2) Nộp Báo cáo thường niên

Các công ty có giấy phép phải nộp Báo cáo Thường niên của họ qua hệ thống WINGS của SFC trong vòng một tháng kể từ ngày kỷ niệm cấp giấy phép. Báo cáo này rất quan trọng để cập nhật trạng thái giấy phép. Hình phạt cho việc nộp muộn rất nghiêm khắc: tạm ngừng nếu chậm 3–4 tháng, và thu hồi nếu chậm hơn 4 tháng.

( Đào tạo Chuyên nghiệp Liên tục )CPT(

Tất cả Đại diện Được cấp phép phải hoàn thành tối thiểu 10 giờ CPT hàng năm, trong đó 5 giờ liên quan trực tiếp đến các hoạt động được quy định của họ.

Cán bộ chịu trách nhiệm )ROs(, do nhiệm vụ giám sát của họ, phải hoàn thành thêm 2 giờ đào tạo tuân thủ quy định hàng năm.

Hồ sơ đào tạo phải được lưu giữ trong ít nhất 3 năm để phục vụ cho việc kiểm tra của SFC.

Đào tạo bắt buộc bổ sung:

Trong vòng 12 tháng kể từ khi cấp phép SFC ban đầu, các cá nhân phải hoàn thành 2 giờ đào tạo “Đạo đức” bắt buộc, bao gồm ) nhưng không giới hạn ở ( sự chính trực, công bằng, sự thận trọng, trung thực, khách quan, hành động vì lợi ích tốt nhất của khách hàng, đối xử công bằng với khách hàng, quản lý xung đột lợi ích và bảo vệ sự bí mật của khách hàng.

Sau năm đầu tiên, những người được cấp phép phải hoàn thành ít nhất 2 giờ đào tạo về “Đạo đức hoặc Tuân thủ” mỗi năm dương lịch. Các chủ đề “Tuân thủ” bao gồm ) nhưng không giới hạn ở ( khung pháp lý và quy định cho dịch vụ tài chính, các bộ quy tắc ứng xử và hướng dẫn ngành do các cơ quan quản lý ban hành, và các chính sách/thủ tục nội bộ.

) Nộp báo cáo tài chính (FRRs)

Các công ty được cấp phép phải nộp FRRs cho SFC hàng tháng hoặc hàng nửa năm, tùy thuộc vào bản chất kinh doanh. Yêu cầu này thể hiện sự tuân thủ liên tục với các ngưỡng vốn tối thiểu, đảm bảo tính ổn định tài chính bền vững. Các công ty được cấp phép tham gia vào các hoạt động loại 1, 4 hoặc 9 phải tuân thủ các yêu cầu về nguồn lực tài chính tương ứng.

(5) Nộp báo cáo đã được kiểm toán

Các báo cáo tài chính hàng năm đã được kiểm toán và các tài liệu hỗ trợ phải được gửi đến SFC trong vòng 4 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính. Các báo cáo này là công cụ chính để SFC đánh giá tình hình tài chính và quản trị doanh nghiệp.

Phân biệt quan trọng: Trong khi các báo cáo tài chính được kiểm toán được gửi đến cả SFC và IRD, mục đích và tiêu chuẩn kiểm tra của chúng khác nhau đáng kể. Kiểm toán của IRD tập trung vào việc tuân thủ thuế và hoạt động kinh doanh chung, trong khi các đánh giá của SFC lại liên quan trực tiếp đến đủ điều kiện cấp phép, với tiêu chí nghiêm ngặt và toàn diện hơn về khả năng tài chính, bảo vệ tài sản của khách hàng và khả năng tuân thủ liên tục. Đảm bảo rằng các báo cáo kiểm toán đáp ứng các yêu cầu quy định chuyên biệt này.

2. Nghĩa vụ hoạt động đang diễn ra

Nếu tuân thủ hàng năm là “kiểm tra sức khỏe định kỳ”, thì các nghĩa vụ hoạt động liên tục là “thói quen lành mạnh” cần được tích hợp vào quy trình làm việc hàng ngày.

(1) Hiển thị Giấy phép hợp lệ

Giấy phép hợp lệ phải được trưng bày rõ ràng tại địa điểm kinh doanh chính. Bản sao có chứng thực phải được trưng bày tại tất cả các địa điểm kinh doanh khác. Yêu cầu cơ bản này nhấn mạnh cam kết đối với sự minh bạch trên thị trường.

(2) Đảm bảo Giám sát và Sự hiện diện của RO

Ít nhất hai Nhân viên Có trách nhiệm ( trong số đó phải là một Giám đốc Điều hành ) phải trực tiếp giám sát hoạt động, với ít nhất một RO có sẵn để giám sát mọi lúc. Đối với các giấy phép loại 1, 4 và 9, các RO phải có chuyên môn và kinh nghiệm liên quan—đặc biệt là đối với các hoạt động tài sản ảo (VA).

(3) Thông báo nhanh về các thay đổi quan trọng

Các thay đổi về vật chất ( ví dụ: tên công ty, địa chỉ, giám đốc, cấu trúc cổ phần ) phải được thông báo cho SFC qua hệ thống WINGS trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi xảy ra. Việc báo cáo kịp thời là rất quan trọng để duy trì lòng tin của cơ quan quản lý; việc thông báo muộn hoặc bỏ lỡ có thể bị coi là thiếu sót trong quản trị.

3. Những Lưu Ý Đặc Biệt cho Hoạt Động Tài Sản Ảo (VA)

Các công ty được cấp phép tham gia vào các hoạt động VA phải chịu sự giám sát tăng cường của SFC. Ngoài các yêu cầu trên, hãy chú ý đến ba ưu tiên tuân thủ quan trọng thường bị bỏ qua này:

(1) Cập nhật hàng năm về chống rửa tiền (AML) Hướng dẫn

Điều này bao gồm việc cập nhật danh sách khu vực pháp lý có rủi ro cao, tinh chỉnh quy trình Thẩm định Khách hàng (CDD) và nâng cao tiêu chí xác định giao dịch đáng ngờ. Các khuôn khổ AML lỗi thời có thể gây ra sự xem xét từ cơ quan quản lý.

(2) Đánh giá hàng năm của khách hàng rủi ro cao

Đối với khách hàng VA, “rủi ro cao” bao gồm những người có khối lượng giao dịch lớn, có kết nối với các khu vực pháp lý có rủi ro cao, hoặc cấu trúc giao dịch phức tạp. CDD phải mở rộng ngoài việc tiếp nhận để bao gồm các đánh giá hàng năm - xác minh lại danh tính, cập nhật tài liệu nguồn vốn, đánh giá lại xếp hạng rủi ro và duy trì hồ sơ đánh giá toàn diện.

(3) Kiểm tra tuân thủ hệ thống CNTT định kỳ chuyên nghiệp

Các hoạt động VA phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Các hệ thống phải đảm bảo khả năng truy xuất giao dịch đầy đủ, các biện pháp bảo mật mạng mạnh mẽ và việc giám sát giao dịch khả nghi hiệu quả. Thực hiện các cuộc tự kiểm toán tuân thủ nội bộ hàng quý và giữ lại hồ sơ chi tiết để kiểm tra SFC.

Khuyến nghị của Mankiw

Để chuyển đổi các yêu cầu quy định thành các thực tiễn vận hành bền vững, hãy tích hợp tuân thủ vào các quy trình hàng ngày:

Thiết lập Lịch Tuân thủ Nội bộ: Phát triển một Lịch Tuân thủ Nội bộ tùy chỉnh phù hợp với chu kỳ kinh doanh và thời hạn quy định, chỉ định những người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành và sản phẩm đầu ra. Tích hợp điều này vào quản trị thường xuyên để chuyển từ tuân thủ bị động sang tuân thủ chủ động.

Công cụ Tuân thủ Kỹ thuật số: Áp dụng phần mềm quản lý tuân thủ với các cảnh báo tự động, và tích hợp nền tảng WINGS của SFC với các hệ thống nội bộ để báo cáo liền mạch.

Chuẩn hóa Tài liệu: Tạo các mẫu và danh sách kiểm tra chuẩn hóa cho tất cả các nhiệm vụ tuần hoàn để đảm bảo thực hiện nhất quán và tuân thủ.

Kiểm tra sức khỏe tuân thủ định kỳ: Thực hiện các đánh giá định kỳ về sự tuân thủ lịch trình để xác định và khắc phục kịp thời các khoảng trống.

Kết luận

Việc thực hiện các hoạt động được quy định ở Hồng Kông tương tự như việc lái xe trên đường cao tốc: việc có được giấy phép giống như việc lấy bằng lái xe, trong khi việc tuân thủ liên tục đảm bảo rằng phương tiện vẫn đủ điều kiện lưu thông, tuân thủ các quy tắc giao thông và đến đích an toàn. “Nghĩa vụ liên tục” có nghĩa là việc tuân thủ là một hành trình vĩnh cửu. Đối với những người có giấy phép - đặc biệt là những người trong các lĩnh vực VA đang nổi lên - việc đầu tư vào một khuôn khổ tuân thủ mạnh mẽ, có tầm nhìn xa không còn là một chi phí mà là một lợi thế cạnh tranh cốt lõi và là một khoản đầu tư thiết yếu cho sự phát triển bền vững lâu dài.

Để có các giải pháp tuân thủ được điều chỉnh phù hợp với mô hình kinh doanh cụ thể của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.

〈Hướng Dẫn Bảo Trì và Tuân Thủ Hàng Năm cho Giấy Phép SFC Hồng Kông〉bài viết này được phát hành lần đầu trên《CoinRank》.