La inflación está subiendo. Los costos de contratos de la Oficina van en aumento.

En los últimos años, la inflación ha superado el 10%, y muchos contratos de oficina han seguido esa tendencia al alza. Para las organizaciones que operan bajo términos vinculados al RPI sin límites, esto ha resultado en aumentos de costos del 30-40% en un período de tres años, a pesar de que las volúmenes no han cambiado.

Esto no es impulsado por la demanda. Está dentro del contrato.

A medida que la inflación aumenta, estas cláusulas se aplican automáticamente. Cada aumento anual se suma al anterior, modificando gradualmente la base de costos. Con la volatilidad en los precios del combustible y la presión geopolítica continua, se espera que la inflación se estabilice por encima de las normas históricas, con la mayoría de las previsiones apuntando a niveles superiores al 3%. Eso reajusta las expectativas.

Dentro de los contratos de oficina, el impacto es directo. Muchos acuerdos aún incluyen aumentos vinculados al RPI sin límites, lo que significa que los costos siguen aumentando independientemente de los cambios en el uso.

Para las organizaciones con acuerdos plurianuales, esto crea un efecto acumulativo que solo ahora comienza a ser completamente visible.

La trampa del contrato RPI

Las cláusulas vinculadas al RPI suelen aceptarse como estándar al acordar contratos.

La atención generalmente se dirige a los precios principales, compromisos mínimos y alcance del servicio. Los términos de inflación reciben menos atención y se tratan como detalles de fondo.

Muchos acuerdos existentes reflejan esas suposiciones.

Los costos aumentan gradualmente, con aumentos anuales aplicados año tras año. Cada ajuste se suma al anterior.

La magnitud de esos aumentos ha cambiado.

Ahora se observan incrementos del 30-40% en contratos donde el uso se ha mantenido estable.

Esto no siempre es inmediatamente visible. Los aumentos a menudo se atribuyen a condiciones generales de precios en lugar de a la mecánica del contrato. El gasto en oficina se distribuye frecuentemente entre varios equipos o presupuestos, lo que hace más difícil aislar el motivo.

Para cuando se reconoce el efecto completo, ya se ha incorporado en el gasto en curso.

Las estructuras contractuales también están divergiendo. Algunas organizaciones ahora operan con aumentos limitados o medidas alternativas como el CPI. Otras continúan con términos vinculados al RPI sin límites.

Donde esas estructuras permanecen, los costos aumentan más rápidamente con el tiempo, incluso si el uso es similar. Esto aleja la posición de costos del mercado en general.

Por qué los costos aumentan sin un cambio en el uso

Los aumentos de costos de esta naturaleza rara vez provienen de cambios en la demanda.

1. La primera señal suele ser la factura

Para muchas organizaciones, el problema se vuelve visible a través del aumento del gasto.

Los costos totales aumentan año tras año, a pesar de volúmenes estables, mezcla de productos sin cambios y demanda constante. En algunos casos, el uso puede disminuir mientras los costos siguen subiendo.

Esto a menudo se atribuye a una presión general de precios.

2. El mecanismo está dentro del contrato

Cuando existen cláusulas vinculadas al RPI, los aumentos están integrados en la estructura de precios. Cada aumento se suma de manera acumulativa y, con el tiempo, el impacto se refleja en el gasto total en lugar de en cargos individuales.

No hay un evento desencadenante único. Los precios se ajustan de manera constante, independientemente del uso.

3. Los precios heredados agravan el efecto

Esto a menudo se combina con precios que no han sido revisados.

Los contratos se extienden o se prorrogas sin una comprensión clara de cómo se comparan las tarifas en el mercado. La confidencialidad limita la visibilidad y, sin comparación externa, los precios rara vez se desafían.

Aplicar inflación a esas tarifas base acelera el aumento.

4. La escala magnifica el impacto

Para las organizaciones que operan a gran escala, pequeñas diferencias en los precios unitarios se vuelven significativas.

Cuando esas tarifas se aplican a grandes volúmenes y se aumentan anualmente, el efecto acumulado puede alterar sustancialmente el gasto total.

5. La percepción suele llegar tarde

Los aumentos de costos se acumulan de manera gradual y a menudo solo llaman la atención cuando alcanzan un nivel difícil de absorber.

Para ese momento, ya se han aplicado en varios ciclos de facturación y forman parte de la tasa de gasto en curso.

El enfoque suele centrarse en el uso o el comportamiento del proveedor, mientras que el principal impulsor está dentro del contrato.

Implicaciones para el control de costos

A medida que los precios avanzan independientemente de la demanda, se vuelven menos sensibles a los palancas operativas.

Con el tiempo, esto reduce la visibilidad y hace que los costos sean más difíciles de prever, explicar y contener.

Revisar y renegociar los términos de inflación

Para muchas organizaciones, la prioridad es recuperar el control sin esperar a la renovación del contrato.

Esto comienza con entender cómo los términos actuales se comparan con el mercado. Sin ese contexto, es difícil evaluar si las cláusulas de inflación siguen siendo apropiadas o si los precios se han desalineado.

Una vez establecido ese punto, las discusiones se vuelven más enfocadas.

Las áreas que impulsan el costo son:

• cómo se aplican los aumentos anuales
• si esos aumentos tienen límites
• si el RPI sigue siendo adecuado

Ajustes dirigidos en estas áreas pueden cambiar sustancialmente cómo evoluciona el costo durante el resto del plazo del contrato.

Estos elementos a menudo solo se revisan en la renovación. Para entonces, la base de costos ya ha cambiado y las posibilidades de corrección se reducen.

Cuando el contexto del mercado lo respalda, los proveedores participarán en discusiones. El enfoque se desplaza hacia cómo los términos se comparan en organizaciones similares.

Cada ciclo de aumentos eleva la línea base para el siguiente. Actuar antes limita el impacto acumulado y reduce el esfuerzo necesario para abordarlo posteriormente.

Para las organizaciones con un gasto significativo en datos, esto se reduce al control. Alinear los términos de inflación con las condiciones actuales estabiliza los costos y mejora la visibilidad futura.

Qué significa esto para los líderes senior

La fijación de precios vinculada al RPI ahora influye en los costos de maneras que no se anticiparon cuando se firmaron muchos acuerdos.

La estructura del contrato está moldeando el gasto más que el uso en sí. A medida que los aumentos se acumulan con el tiempo sin un vínculo claro con la actividad, la visibilidad se reduce y el control se vuelve más difícil.

Para los altos directivos, esto tiene implicaciones claras:

• la previsión se vuelve menos confiable
• los costos son más difíciles de explicar y desafiar
• el comportamiento de precios diverge de la demanda

Las organizaciones que abordan esto de manera efectiva se centran en cómo se comporta el precio dentro de los acuerdos existentes y actúan cuando ya no refleja las condiciones actuales.

Esto suele comenzar con una comparación con organizaciones con perfiles operativos similares.

Sin ese punto de referencia, es difícil determinar si los aumentos de costos están alineados con el mercado o si son impulsados por términos que no han cambiado.

El problema a menudo se aborda solo desde la perspectiva del precio, en lugar de la estructura del contrato. Esa distinción influye en qué tan rápido se puede volver a controlar el costo.

Para las organizaciones con un gasto elevado en datos, el impacto financiero puede ser significativo durante la vida del acuerdo.

Mantener el control depende de entender tres cosas: cómo se establece el costo, cómo evoluciona con el tiempo y cómo se compara con el mercado en general.