Formularios W-2 en 2024: ¿Cuándo debe su empleador enviarlos y qué sucede si se retrasan?

Hacer la declaración de impuestos puede parecer abrumador, pero recibir tu W-2 de tu empleador a tiempo hace que el proceso sea significativamente más fácil. Si recientemente cambiaste de trabajo o estás esperando que llegue tu W-2, entender la cronología y tus derechos es crucial. Aquí está lo que necesitas saber sobre cuándo llegará tu W-2, qué hacer si no llega y las consecuencias que enfrentan los empleadores por no enviarlo.

Comprendiendo el W-2: Su Documento Fiscal Más Importante

Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos es la piedra angular de su declaración de impuestos anual. Este formulario informa sobre sus ganancias, impuestos retenidos e información sobre beneficios tanto a usted como al IRS.

Su W-2 generalmente incluye cinco secciones clave:

1. Ganancias totales - Todos los salarios, propinas y compensaciones que ganaste durante el año fiscal

2. Impuesto federal sobre la renta retenido - El monto total del impuesto federal que su empleador dedujo de sus cheques de pago según sus preferencias de retención.

3. Contribuciones a la Seguridad Social y Medicare - Cantidades que usted y su empleador contribuyeron, que cuentan para sus futuros beneficios de Seguridad Social y Medicare

4. Impuestos estatales y locales - Retenciones para impuestos sobre la renta estatales y locales (si corresponde)

5. Deducciones y beneficios adicionales - Contribuciones para la jubilación, primas de seguros de salud y otros beneficios antes de impuestos

El IRS utiliza este formulario para verificar que los ingresos y los impuestos que reportas coinciden con lo que tu empleador reportó. Cualquier discrepancia puede desencadenar una investigación del IRS.

¿Cuándo se envían los formularios W-2 en 2024?

La fecha límite del IRS es el 31 de enero. Esta es la fecha en la que todos los empleadores deben enviar por correo o entregar electrónicamente los formularios W-2 a los empleados. Si el 31 de enero cae en un fin de semana o festivo, la fecha límite se extiende hasta el siguiente día hábil.

Para el año fiscal 2023, esto significó que todos los W-2 debían enviarse antes del 31 de enero de 2024. Esto le da a los empleados aproximadamente dos meses y medio antes de la fecha límite de presentación de impuestos del 15 de abril para preparar y presentar sus declaraciones.

Si aún no tienes tu W-2 a medida que avanzamos en 2024, no entres en pánico, pero sí toma acción.

Qué Hacer Si No Ha Recibido Su W-2

Paso 1: Contacta a tu antiguo empleador

Comience contactando directamente al departamento de recursos humanos o de nómina de su antiguo empleador. Solicite que le reenvíen su W-2 y verifique que tengan su dirección o correo electrónico actual. Si se ha mudado desde que dejó el trabajo, su formulario puede haber sido enviado a una dirección antigua.

Paso 2: Verifique el portal en línea de su empleador

Muchas empresas ahora ofrecen acceso electrónico al W-2 a través de portales seguros. Si esta opción está disponible, inicie sesión y descargue su W-2 directamente. Esto suele ser más rápido que esperar una copia enviada por correo.

Paso 3: Contactar al IRS

Si su empleador aún no ha enviado su W-2 después de que haya hecho múltiples solicitudes, comuníquese con el IRS al 1-800-829-1040. Tenga listo:

• Su número de Seguro Social, nombre, dirección y número de teléfono
• El nombre, la dirección y el número de teléfono de su empleador
• Las fechas de su empleo
• Una estimación de tus ganancias y impuestos retenidos (verifica tu último talón de pago)

El IRS se comunicará con su empleador en su nombre.

Paso 4: Archivo Sin Él (Si Es Necesario)

Si se acerca la fecha límite del 15 de abril y aún no tienes tu W-2, tienes dos opciones:

Solicitar una extensión de presentación: Utilice el Formulario 4868 para obtener una extensión automática de seis meses. Recuerde: esto extiende su fecha límite de presentación, no su fecha límite de pago. Estime su obligación tributaria utilizando sus recibos de pago y pague cualquier impuesto adeudado antes del 15 de abril. Una vez que tenga más tiempo, puede solicitar un Transcript de Ingresos y Sueldos al IRS ( que puede tardar hasta junio o julio en llegar).

Archivo usando el Formulario 4852: Este formulario sustituto te permite estimar tus ingresos y retenciones de la manera más precisa posible. Ten en cuenta que si tu W-2 real difiere significativamente de tus estimaciones, es posible que necesites enmendar tu declaración más tarde. Considera trabajar con un experto en impuestos para garantizar la precisión.

¿Qué sanciones enfrentan los empleadores por no enviar los formularios W-2?

El IRS se toma esto en serio. La ley federal impone sanciones sustanciales a los empleadores que no envían los formularios W-2 a tiempo, y estas sanciones son por formulario, sin límite superior.

Para 2024, la estructura de sanciones es:

• Hasta 30 días de retraso: $60 por formulario
• 31 días de retraso hasta el 1 de agosto: $120 por formulario
• Después del 1 de agosto o no presentado: $310 por formulario
• Desprecio intencional: $630 per form

Aquí es donde se vuelve caro: Cada empleado recibe una copia, y el IRS recibe una copia. Así que el W-2 de un empleado cuenta como dos formularios. Una empresa con 10 empleados que presenta W-2 en septiembre debería $$310 × 2 × 10 = $6,200 en penalizaciones, antes de que se agreguen intereses.

El IRS también cobra intereses continuos sobre las multas no pagadas, lo que hace que el costo total sea aún más alto. Las grandes empresas con una base de empleados significativa enfrentan facturas de multas que pueden alcanzar decenas de miles de dólares.

Conclusión

Los empleadores están legalmente obligados a enviar los formularios W-2 antes del 31 de enero de cada año, y esa fecha límite se aplica a 2024 de la misma manera que en cada año. Si aún estás esperando tu W-2, contacta a tu antiguo empleador de inmediato. Si continúan ignorando sus obligaciones, el IRS puede ayudar, y pueden hacer que tu empleador sea responsable financieramente por la demora.