Formulários W-2 em 2024: Quando deve o seu empregador enviá-los e o que acontece se forem enviados atrasados?

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Fazer a declaração de impostos pode parecer esmagador, mas receber o seu W-2 do seu empregador a tempo torna o processo significativamente mais fácil. Se você mudou de emprego recentemente ou está à espera de receber o seu W-2, compreender o cronograma e os seus direitos é crucial. Aqui está o que você precisa saber sobre quando o seu W-2 chegará, o que fazer se não chegar e as consequências que os empregadores enfrentam por não o enviarem.

Compreendendo o W-2: O Seu Documento Fiscal Mais Importante

O Formulário W-2, Declaração de Salário e Imposto é a pedra angular da sua declaração de impostos anual. Este formulário reporta os seus rendimentos, impostos retidos e informações sobre benefícios tanto para você quanto para o IRS.

O seu W-2 inclui tipicamente cinco seções principais:

Total de ganhos - Todos os salários, gorjetas e compensações que você ganhou durante o ano fiscal
Imposto federal retido na fonte - O montante total do imposto federal que o seu empregador deduziu dos seus recibos de pagamento com base nas suas preferências de retenção
Contribuições para a Segurança Social e Medicare - Montantes que você e seu empregador contribuíram, que contam para os seus futuros benefícios de Segurança Social e Medicare
Impostos estaduais e locais - Retenções para impostos sobre a renda estaduais e locais (se aplicável)
Deduções e benefícios adicionais - Contribuições para a reforma, prémios de seguro de saúde e outros benefícios antes dos impostos

A IRS usa este formulário para verificar se a renda e os impostos que você declara coincidem com o que seu empregador declarou. Quaisquer discrepâncias podem desencadear uma investigação da IRS.

Quando são enviadas as declarações W-2 em 2024?

O prazo do IRS é 31 de Janeiro. Esta é a data até à qual todos os empregadores devem enviar pelo correio ou entregar eletronicamente os formulários W-2 aos empregados. Se 31 de Janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é alargado até ao próximo dia útil.

Para o ano fiscal de 2023, isso significou que todos os W-2 precisavam ser enviados até 31 de janeiro de 2024. Isso dá aos empregados cerca de dois meses e meio antes do prazo de entrega das declarações de impostos a 15 de abril para se prepararem e apresentarem as suas declarações.

Se ainda não tiver o seu W-2 à medida que avançamos para 2024, não entre em pânico—mas tome uma atitude.

O Que Fazer Se Não Recebeu o Seu W-2

Passo 1: Contacte o Seu Antigo Empregador

Comece por entrar em contacto diretamente com o departamento de recursos humanos ou de folha de pagamento do seu antigo empregador. Peça que reenviem o seu W-2 e verifique se têm o seu endereço ou e-mail atual. Se mudou desde que deixou o emprego, o seu formulário pode ter sido enviado para um endereço antigo.

Passo 2: Verifique o Portal Online do Seu Empregador

Muitas empresas agora oferecem acesso eletrónico ao W-2 através de portais seguros. Se esta opção estiver disponível, faça login e faça o download do seu W-2 diretamente. Isto é muitas vezes mais rápido do que esperar por uma cópia enviada pelo correio.

Passo 3: Contactar o IRS

Se o seu empregador ainda não enviou o seu W-2 após múltiplos pedidos, contacte o IRS pelo 1-800-829-1040. Tenha pronto:

O seu número de Segurança Social, nome, morada e número de telefone
O nome, endereço e número de telefone do seu empregador
Suas datas de emprego
Uma estimativa dos seus ganhos e impostos retidos (verifique o seu último recibo de pagamento)

A IRS irá seguir com o seu empregador em seu nome.

Etapa 4: Arquivo Sem Isso (Se Necessário)

Se o prazo de 15 de abril está a aproximar-se e você ainda não tem o seu W-2, tem duas opções:

Peça uma extensão de entrega: Use o Formulário 4868 para obter uma extensão automática de seis meses. Lembre-se—isto estende o seu prazo de entrega, não o seu prazo de pagamento. Estime a sua responsabilidade fiscal usando os seus contracheques e pague quaisquer impostos devidos até 15 de abril. Assim que tiver mais tempo, pode solicitar um Histórico de Salário e Rendimento ao IRS ( que pode demorar até junho ou julho a chegar).

Arquivo usando o Formulário 4852: Este formulário substituto permite que você estime sua renda e retenções da forma mais precisa possível. Esteja ciente de que se o seu W-2 real diferir significativamente de suas estimativas, você poderá precisar corrigir sua declaração mais tarde. Considere trabalhar com um profissional de impostos para garantir a precisão.

Quais são as penalizações que os empregadores enfrentam por não enviarem os formulários W-2?

O IRS leva isso a sério. A lei federal impõe penalidades substanciais aos empregadores que não enviam os formulários W-2 a tempo—e essas penalidades são por formulário, sem limite superior.

Para 2024, a estrutura de penalizações é:

Até 30 dias de atraso: $60 por formulário
31 dias de atraso até 1 de agosto: $120 por formulário
Após 1 de agosto ou não apresentado: $310 por formulário
Desconsideração intencional: $630 per form

Aqui é onde fica caro: Cada empregado recebe uma cópia, e o IRS recebe uma cópia. Portanto, o W-2 de um empregado conta como dois formulários. Uma empresa com 10 empregados que apresenta W-2s em setembro deve $310 × 2 × 10 = $6,200 em penalidades—antes de juros serem adicionados.

A IRS também cobra juros contínuos sobre as penalidades não pagas, aumentando ainda mais o custo total. Grandes empresas com bases de funcionários significativas enfrentam contas de penalidade que podem atingir dezenas de milhares de dólares.

Conclusão

Os empregadores são legalmente obrigados a enviar os formulários W-2 até 31 de janeiro de cada ano, e esse prazo aplica-se a 2024 assim como acontece todos os anos. Se você ainda está à espera do seu W-2, entre em contato imediatamente com o seu antigo empregador. Se eles continuarem a ignorar as suas obrigações, o IRS pode ajudar—e podem responsabilizar financeiramente o seu empregador pelo atraso.

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