Formulaires W-2 en 2024 : Quand votre employeur doit-il les envoyer et que se passe-t-il s'ils sont en retard ?

Déclarer ses impôts peut sembler écrasant, mais recevoir votre W-2 de votre employeur à temps rend le processus beaucoup plus facile. Si vous avez récemment changé de travail ou si vous attendez l'arrivée de votre W-2, comprendre le calendrier et vos droits est crucial. Voici ce que vous devez savoir sur la date d'arrivée de votre W-2, que faire s'il n'arrive pas et les conséquences auxquelles les employeurs font face s'ils ne l'envoient pas.

Comprendre le W-2 : Votre document fiscal le plus important

Formulaire W-2, Déclaration de salaire et d'impôts est la pierre angulaire de votre déclaration fiscale annuelle. Ce formulaire rapporte vos revenus, les impôts retenus et les informations sur les prestations à la fois pour vous et l'IRS.

Votre W-2 comprend généralement cinq sections clés :

1. Revenus totaux - Tous les salaires, pourboires et compensations que vous avez gagnés pendant l'année fiscale

2. Impôt fédéral sur le revenu retenu - Le montant total de l'impôt fédéral que votre employeur a déduit de vos chèques de paie en fonction de vos préférences de retenue

3. Contributions à la Sécurité Sociale et à Medicare - Montants que vous et votre employeur avez contribué, qui comptent pour vos futurs avantages de Sécurité Sociale et de Medicare.

4. Taxes d'État et locaux - Retenues pour les impôts sur le revenu d'État et locaux (si applicable)

5. Déductions et avantages supplémentaires - Contributions de retraite, primes d'assurance maladie et autres avantages avant impôts

L'IRS utilise ce formulaire pour vérifier que les revenus et les impôts que vous déclarez correspondent à ce que votre employeur a déclaré. Toute divergence peut déclencher une enquête de l'IRS.

Quand les formulaires W-2 sont-ils envoyés en 2024 ?

La date limite de l'IRS est le 31 janvier. C'est la date à laquelle tous les employeurs doivent affranchir ou livrer électroniquement les formulaires W-2 aux employés. Si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est prolongée jusqu'au prochain jour ouvrable.

Pour l'année fiscale 2023, cela signifiait que tous les W-2 devaient être envoyés d'ici le 31 janvier 2024. Cela donne aux employés environ deux mois et demi avant la date limite de dépôt des déclarations fiscales du 15 avril pour préparer et déposer leurs déclarations.

Si vous n'avez toujours pas votre W-2 alors que nous avançons dans l'année 2024, ne paniquez pas, mais prenez des mesures.

Que faire si vous n'avez pas reçu votre W-2

Étape 1 : Contactez votre ancien employeur

Commencez par contacter directement le service des ressources humaines ou de la paie de votre ancien employeur. Demandez-leur de renvoyer votre W-2 et vérifiez qu'ils ont votre adresse ou votre e-mail actuel. Si vous avez déménagé depuis que vous avez quitté l'emploi, votre formulaire a pu être envoyé à une ancienne adresse.

Étape 2 : Vérifiez le portail en ligne de votre employeur

De nombreuses entreprises proposent désormais un accès électronique aux W-2 via des portails sécurisés. Si cette option est disponible, connectez-vous et téléchargez votre W-2 directement. Cela est souvent plus rapide que d'attendre une copie envoyée par la poste.

Étape 3 : Contacter l'IRS

Si votre employeur n'a toujours pas envoyé votre W-2 après plusieurs demandes, contactez l'IRS au 1-800-829-1040. Ayez prêt :

• Votre numéro de sécurité sociale, nom, adresse et numéro de téléphone
• Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre employeur
• Vos dates d'emploi
• Une estimation de vos gains et des impôts retenus (vérifiez votre dernier bulletin de paie)

L'IRS fera un suivi avec votre employeur en votre nom.

Étape 4 : Fichier sans cela (Si nécessaire)

Si la date limite du 15 avril approche et que vous n'avez toujours pas votre W-2, vous avez deux options :

Demander une prolongation de dépôt : Utilisez le formulaire 4868 pour obtenir une prolongation automatique de six mois. N'oubliez pas : cela prolonge votre date limite de dépôt, pas votre date limite de paiement. Estimez votre dette fiscale en utilisant vos bulletins de salaire et payez tout impôt dû avant le 15 avril. Une fois que vous avez plus de temps, vous pouvez demander un relevé de salaire et de revenus auprès de l'IRS (, ce qui peut prendre jusqu'en juin ou juillet pour arriver ).

Déclaration en utilisant le formulaire 4852 : Ce formulaire de substitution vous permet d'estimer vos revenus et vos retenues aussi précisément que possible. Soyez conscient que si votre W-2 réel diffère considérablement de vos estimations, vous devrez peut-être modifier votre déclaration plus tard. Envisagez de travailler avec un professionnel de la fiscalité pour garantir l'exactitude.

Quelles sanctions les employeurs encourent-ils s'ils n'envoient pas de formulaires W-2 ?

L'IRS prend cela au sérieux. La loi fédérale impose des pénalités substantielles aux employeurs qui ne réussissent pas à envoyer les formulaires W-2 à temps—et ces pénalités sont par formulaire, sans limite supérieure.

Pour 2024, la structure des pénalités est :

• Jusqu'à 30 jours de retard : $60 par formulaire
• 31 jours de retard jusqu'au 1er août : $120 par formulaire
• Après le 1er août ou non déposé : $310 per formulaire
• Ignorer intentionnellement : $630 par forme

Voici où cela devient coûteux : chaque employé reçoit une copie, et l'IRS reçoit une copie. Ainsi, le W-2 d'un employé compte comme deux formulaires. Une entreprise avec 10 employés qui dépose des W-2 en septembre devrait $310 × 2 × 10 = 6 200 $ en pénalités, avant l'ajout des intérêts.

L'IRS facture également des intérêts continus sur les pénalités impayées, ce qui augmente encore le coût total. Les grandes entreprises avec un nombre important d'employés font face à des factures de pénalités qui peuvent atteindre des dizaines de milliers de dollars.

Conclusion

Les employeurs sont légalement tenus d'envoyer les formulaires W-2 avant le 31 janvier de chaque année, et cette date limite s'applique également à 2024 comme chaque année. Si vous attendez toujours votre W-2, contactez immédiatement votre ancien employeur. S'ils continuent à ignorer leurs obligations, l'IRS peut vous aider — et ils peuvent tenir votre employeur financièrement responsable du retard.