Guide de Maintenance Annuelle et de Conformité pour les Licences de la SFC de Hong Kong

Cet article se concentre sur la maintenance post-licence des licences Type 1, 4 et 9 de la SFC de Hong Kong, dissèque le cœur de la supervision dynamique pour les licences “sans durée fixe”, explique en détail les exigences de conformité de base du Registre des entreprises et du Département des revenus intérieurs, ainsi que les tâches annuelles de conformité de la SFC, les responsabilités opérationnelles continues et les points de conformité spéciaux pour les entreprises d'actifs virtuels, avec des suggestions pratiques de mise en œuvre, fournissant un guide d'opération de conformité pour les institutions licenciées.

Introduction

En tant que centre financier international, Hong Kong considère l'obtention des licences de Type 1, 4 et 9 de la Commission des valeurs mobilières et des contrats à terme (SFC) comme une étape clé pour les institutions financières afin de mener des activités réglementées. Pourtant, le véritable test commence après l'émission de la licence. Ce guide décrit systématiquement le cadre de maintenance et de conformité pour les licences de Type 1, 4 et 9, servant de feuille de route opérationnelle pratique pour les sociétés licenciées.

Qu'est-ce qu'une licence « perpétuelle » ?

Une idée reçue parmi les titulaires de licence est qu'une licence sans date d'expiration stipulée est valable indéfiniment, ce qui entraîne de la complaisance. Est-ce vraiment le cas ?

1. « Pas de durée fixe » ne signifie pas « Licence permanente »

Après avoir obtenu les licences SFC de type 1, 4 et 9, les sociétés licenciées doivent d'abord reconnaître un principe essentiel : une licence « sans durée fixe » ne signifie pas un accomplissement unique.

Au contraire, ce statut nécessite une conformité continue et une gouvernance proactive pour maintenir sa validité.

Le cœur de la maintenance des licences réside dans le fait de répondre continuellement à trois critères réglementaires dynamiques, que la SFC utilise pour évaluer l'éligibilité continue :

Pertinence de la continuité : La société licenciée et ses Responsables (ROs) doivent maintenir une bonne réputation et les compétences professionnelles requises en tout temps.

Capitalisation adéquate : La société agréée doit maintenir en permanence sa conformité avec les seuils de capital net et autres seuils financiers.

Exécution complète des obligations de conformité : Le licencié doit se conformer à toutes les réglementations applicables et soumettre des déclarations/rapports exacts en temps voulu.

Ces trois conditions forment un seuil dynamique pour le maintien de la licence. Le non-respect de l'une d'entre elles peut entraîner la suspension, la révocation de la licence ou d'autres sanctions réglementaires. En essence, le maintien de la licence est un marathon de conformité incessant guidé par ces repères.

Exigences fondamentales de conformité des entreprises

Avant de se concentrer sur les obligations spécifiques aux SFC, les sociétés licenciées doivent d'abord remplir les obligations fondamentales de conformité d'entreprise, essentielles pour une existence légale et des opérations à Hong Kong.

1. Dépôts au registre des sociétés

Retour Annuel : Conformément à l'article 662 de l'Ordonnance sur les Sociétés, une société doit déposer son Retour Annuel auprès du Registre des Sociétés dans les 42 jours suivant l'anniversaire de sa constitution.

Notification des changements : Conformément aux articles 645, 652 et 658 de l'ordonnance sur les sociétés, tout changement de directeurs, de secrétaires d'entreprise ou d'adresses de bureaux enregistrés doit être notifié au registre des sociétés dans les 15 jours suivant l'occurrence.

Remarque pratique : Le dépôt tardif des déclarations annuelles entraîne des frais d'enregistrement supplémentaires significatifs, et des retards prolongés peuvent être considérés comme un signe de mauvaise gouvernance d'entreprise.

2. Déclarations du département des revenus intérieurs

Déclarations de l'impôt sur les bénéfices : Les entreprises doivent soumettre les déclarations de l'impôt sur les bénéfices avant la date limite spécifiée dans l'avis émis par le Département des recettes intérieures (IRD).

Déclarations de l'employeur : S'applique aux employés en poste au 31 mars ; doit être soumis dans un délai d'un mois à compter de la date de publication de la déclaration.

Exigences d'audit : Conformément à l'ordonnance sur les sociétés, les états financiers doivent être audités par un expert-comptable certifié qualifié, avec un rapport d'audit émis.

Exigences de maintenance de la licence SFC Core

La conformité pour les entreprises licenciées repose sur deux piliers : des tâches cycliques annuelles avec des délais fixes et des obligations continues intégrées dans les opérations quotidiennes. Ensemble, ceux-ci constituent le régime de maintien de la licence.

1. Mandats de conformité annuels

La conformité annuelle est analogue à un « examen de santé annuel » obligatoire, avec tous les indicateurs nécessitant une évaluation et une soumission en temps voulu. Le non-achèvement de tout élément peut compromettre la validité de la licence.

(1) Paiement des frais de licence annuels

Le paiement ponctuel des frais annuels de licence est une condition préalable au maintien de la validité de la licence. Les entreprises titulaires d'une licence doivent régler les frais dans un délai d'un mois à compter de la date d'anniversaire de la licence. La SFC impose des calendriers de frais stricts et des pénalités de retard pour les activités réglementées de type 1, 4 et 9 (voir tableau pour les détails).

Date limite : Conformément à l'article 138(2) de l'Ordonnance sur les valeurs mobilières et les contrats à terme (SFO), les frais annuels doivent être payés intégralement dans un délai d'un mois à compter de la date d'anniversaire de la licence.

Conséquences du retard de paiement :

Moins d'un mois de retard : 10 % de surtaxe.

1–2 mois de retard : 30 % de surcharge.

Retard de 2 à 3 mois : surcharge de 50 %.

3 à 4 mois de retard : Suspension de la licence.

Plus de 4 mois de retard : Révocation de la licence.

(2) Soumission de la Déclaration Annuelle

Les entreprises licenciées doivent soumettre leur déclaration annuelle via le système WINGS de la SFC dans un délai d'un mois à compter de la date d'anniversaire de la licence. Cette déclaration est essentielle pour mettre à jour le statut de la licence. Les sanctions en cas de dépôt tardif sont sévères : suspension si le dépôt est retardé de 3 à 4 mois, et révocation si le retard dépasse 4 mois.

(3) Formation Professionnelle Continue (CPT)

Tous les représentants agréés doivent compléter un minimum de 10 heures de formation professionnelle continue (CPT) chaque année, dont 5 heures directement liées à leurs activités réglementées.

Les agents responsables (ROs), en raison de leurs fonctions de supervision, doivent compléter 2 heures supplémentaires de formation sur la conformité réglementaire annuellement.

Les dossiers de formation doivent être conservés pendant au moins 3 ans pour l'inspection de la SFC.

Formation obligatoire supplémentaire :

Dans les 12 mois suivant la délivrance initiale de la licence SFC, les individus doivent suivre 2 heures de formation obligatoire sur l'“Éthique”, couvrant ( mais sans s'y limiter à ) l'intégrité, l'équité, la diligence raisonnable, l'honnêteté, l'objectivité, agir dans le meilleur intérêt des clients, traiter les clients équitablement, gérer les conflits d'intérêt et protéger la confidentialité des clients.

Après la première année, les titulaires de licence doivent compléter au moins 2 heures de formation sur l'“Éthique ou la Conformité” par année civile. Les sujets de “Conformité” incluent ( mais ne se limitent pas à ) le cadre légal et réglementaire des services financiers, les codes de conduite et les lignes directrices de l'industrie émis par les régulateurs, ainsi que les politiques/procédures internes.

( Soumission des Retours de Ressources Financières )FRRs(

Les sociétés titulaires de licence doivent soumettre des FRR à la SFC sur une base mensuelle ou semestrielle, selon la nature de l'activité. Cette exigence démontre le respect continu des seuils de capital minimum, garantissant une solidité financière soutenue. Les sociétés titulaires de licence exerçant des activités de Type 1, 4 ou 9 doivent se conformer à leurs exigences respectives en matière de ressources financières.

)5( Soumission des comptes audités

Les comptes annuels audités et les documents de soutien doivent être soumis à la SFC dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier. Ces comptes sont un outil clé pour la SFC afin d'évaluer la santé financière et la gouvernance d'entreprise.

Distinction importante : Bien que les comptes audités soient soumis à la fois à la SFC et à l'IRD, leurs objectifs et les normes de contrôle diffèrent considérablement. Les audits de l'IRD se concentrent sur la conformité fiscale et les opérations commerciales générales, tandis que les examens de la SFC sont directement liés à l'éligibilité à la licence, avec des critères plus stricts et plus complets concernant la solidité financière, la protection des actifs des clients et les capacités de conformité continue. Assurez-vous que les rapports d'audit répondent à ces exigences réglementaires spécialisées.

2. Obligations opérationnelles en cours

Si la conformité annuelle est un “contrôle de santé régulier”, les obligations opérationnelles continues sont les “habitudes saines” qui doivent être intégrées dans les flux de travail quotidiens.

)1( Affichage de la licence valide

Une licence valide doit être affichée de manière bien visible au principal lieu d'affaires. Des copies certifiées doivent être affichées dans tous les autres lieux d'affaires. Cette exigence fondamentale souligne l'engagement envers la transparence du marché.

)2( Assurer la supervision et la présence de RO

Au moins deux Responsables ) dont l'un doit être un Directeur Exécutif( doivent superviser directement les opérations, avec au moins un RO disponible pour la surveillance à tout moment. Pour les titulaires de licences de Type 1, 4 et 9, les RO doivent posséder une expertise et une expérience pertinentes—particulièrement pour les activités d'actifs virtuels )VA(.

)3( Notification rapide des changements matériels

Les changements matériels ) tels que le nom de l'entreprise, l'adresse, les directeurs, la structure de l'actionnariat ( doivent être notifiés à la SFC via le système WINGS dans les 7 jours ouvrables suivant leur survenance. Un rapport en temps opportun est crucial pour maintenir la confiance réglementaire ; les notifications tardives ou manquées peuvent être considérées comme un manquement à la gouvernance.

3. Considérations spéciales pour les activités d'actif virtuel )VA(

Les entreprises licenciées participant à des activités de VA sont soumises à une supervision renforcée de la SFC. En plus des exigences ci-dessus, concentrez-vous sur ces trois priorités de conformité souvent négligées mais critiques :

)1( Mises à jour annuelles sur la lutte contre le blanchiment d'argent )AML( Manuel

Cela inclut la mise à jour des listes de juridictions à haut risque, le raffinement des processus de Diligence Raisonnable Client )CDD( et l'amélioration des critères d'identification des transactions suspectes. Des cadres de LBC obsolètes peuvent déclencher un examen réglementaire.

)2( Examens annuels des clients à haut risque

Pour les clients VA, le terme « à haut risque » inclut ceux ayant des volumes de transactions importants, des connexions avec des juridictions à haut risque ou des structures de transactions complexes. La CDD doit s'étendre au-delà de l'intégration pour inclure des examens annuels : re-vérification de l'identité, mise à jour de la documentation sur la provenance des fonds, réévaluation des notations de risque et maintien de dossiers d'examen complets.

)3( Audits réguliers de conformité des systèmes informatiques

Les activités de VA s'appuient fortement sur la technologie. Les systèmes doivent garantir une traçabilité complète des transactions, des mesures de cybersécurité robustes et une surveillance efficace des transactions suspectes. Réalisez des auto-audits de conformité internes trimestriels et conservez des dossiers détaillés pour l'inspection de la SFC.

Recommandations de Mankiw

Pour traduire les exigences réglementaires en pratiques opérationnelles durables, intégrez la conformité dans les flux de travail quotidiens :

Établir un calendrier de conformité interne : Développer un calendrier de conformité interne personnalisé aligné sur les cycles commerciaux et les délais réglementaires, en assignant des responsables, des délais et des livrables. Intégrer cela dans la gouvernance régulière pour passer d'une conformité réactive à une conformité proactive.

Outils de conformité numérique : Adoptez un logiciel de gestion de la conformité avec des alertes automatisées et intégrez la plateforme WINGS de la SFC avec les systèmes internes pour un reporting fluide.

Standardisation des documents : Créez des modèles et des listes de contrôle standardisés pour toutes les tâches cycliques afin d'assurer une exécution cohérente et conforme.

Contrôles de santé de conformité réguliers : Effectuer des examens périodiques de l'adhésion au calendrier de conformité pour identifier et remédier rapidement aux lacunes.

Conclusion

Conduire des activités réglementées à Hong Kong est analogue à conduire sur une autoroute : obtenir une licence est comme obtenir un permis de conduire, tandis que le respect continu garantit que le véhicule reste en état de circuler, respecte les règles de circulation et atteint sa destination en toute sécurité. Les “obligations continues” signifient que la conformité est un voyage éternel. Pour les titulaires de licence—en particulier ceux des secteurs émergents des VA—investir dans un cadre de conformité robuste et tourné vers l'avenir n'est plus un coût mais un avantage concurrentiel essentiel et un investissement indispensable pour une croissance durable à long terme.

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〈Annual Maintenance and Compliance Guide for Hong Kong SFC Licenses〉Cet article a été initialement publié dans《CoinRank》.